ファイリングをより良いものにするためには・・・

こんにちは。ご無沙汰しております。

久々にblogを書いてます。DS&C吉田です。

 

本日は、書類のファイリングについて少しばかり。

DS&Cはご存知の通り、シェアードサービス会社なので、事務代行のサービスをやっております。

事務仕事なので書類が大量にあり(ペーパレス化は進んでますが)ファイリングも重要な仕事の一つになっています。

 

ファイリングをするにあたり、

 

「何のためにファイリングするのか」

「ファイリングした書類は何に(誰が)使うのか」

 

をよく考える必要があります。

よく考えないままやってしまうと、意味のないファイリングになってしまい、後々面倒なことになってしまいます。

 

「書類が見つけられない・・・」

 

という事態です。

 

例えば請求書をファイリングする場合でも、

 

・得意先順

・あいうえお順

・担当者順

・日付順

・金額順

・支払日順

 

などとさまざまな方法が考えられます。

 

この中から「誰」が書類を探しにくるのを想像して、想定されるキーワード順ファイリングしていくのが望ましいです。

請求書を金額で探すのなら金額順がいいですし、日付で探すなら日付順に並んでいる方が効率的です。

ファイリングをする際には、自分だけの「検索ワード」だけではなく、その書類を必要とする人の為の「検索ワード」も考えていくと、ニーズにあった、よりよいファイリングになると思います。

 

DS&Cでは、ファイリングはもちろん、事務業務の代行についても広くサービスを提供しています。

何かお困りのことがあれば、どうぞお気軽に お問い合わせ 下さい!!