こんにちは。ご無沙汰しております。
久々にblogを書いてます。DS&C吉田です。
本日は、書類のファイリングについて少しばかり。
DS&Cはご存知の通り、シェアードサービス会社なので、事務代行のサービスをやっております。
事務仕事なので書類が大量にあり（ペーパレス化は進んでますが）ファイリングも重要な仕事の一つになっています。
ファイリングをするにあたり、
「何のためにファイリングするのか」
「ファイリングした書類は何に（誰が）使うのか」
をよく考える必要があります。
よく考えないままやってしまうと、意味のないファイリングになってしまい、後々面倒なことになってしまいます。
「書類が見つけられない・・・」
という事態です。
例えば請求書をファイリングする場合でも、
・得意先順
・あいうえお順
・担当者順
・日付順
・金額順
・支払日順
などとさまざまな方法が考えられます。
この中から「誰」が書類を探しにくるのを想像して、想定されるキーワード順にファイリングしていくのが望ましいです。
請求書を金額で探すのなら金額順がいいですし、日付で探すなら日付順に並んでいる方が効率的です。
ファイリングをする際には、自分だけの「検索ワード」だけではなく、その書類を必要とする人の為の「検索ワード」も考えていくと、ニーズにあった、よりよいファイリングになると思います。
DS&Cでは、ファイリングはもちろん、事務業務の代行についても広くサービスを提供しています。
何かお困りのことがあれば、どうぞお気軽に お問い合わせ 下さい！！
